Certificate of Incumbency，英文簡(jiǎn)稱COI，中文叫做代理人證明書（亦或任職證明）。這份文件是境外公司注冊(cè)代理人出具的，披露公司董事、股東等信息的一份文件，具有法律約束力。
該文件多見于英屬維爾京群島等島嶼公司，因?yàn)檫@些公司的股東董事信息隱秘，不供大眾公開查詢，但是在辦理開戶等手續(xù)時(shí)，銀行等部門又需要知道這些信息，因此才需要境外公司的注冊(cè)代理人出具該文件。
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COI文件不能由公司自身出具，而是只能由公司的法定注冊(cè)代理人出具。同時(shí)，如果需要跨國(guó)使用，還得辦理公證認(rèn)證手續(xù)。
簡(jiǎn)而言之，COI文件可以列出所有參與企業(yè)業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)和融資的個(gè)人，以及他們?cè)诠局械慕巧４宋臋n有助于確保每個(gè)人都能合法地出席會(huì)議并說明其情況，而且隨著公司的發(fā)展壯大，這份文檔可能越來越重要。
何人需要列在COI文件
根據(jù)企業(yè)需求的不同，列在COI文件上的人員可能有不同。這時(shí)候您的注冊(cè)代理人就會(huì)指導(dǎo)您這其中應(yīng)該包括哪些組織成員。對(duì)于一般公司而言，其中可能包括：公司總裁、公司首席執(zhí)行官、公司首席財(cái)務(wù)官、公司首席運(yùn)營(yíng)官、秘書、出納員、技術(shù)員等等。
也就是說大多數(shù)時(shí)候，那些應(yīng)該被列在這份文件中的人，就是那些需要法律授權(quán)來代表你的企業(yè)或組織簽署文件以及處理相關(guān)業(yè)務(wù)的人。
COI文件如何簽發(fā)
通常，公司秘書會(huì)起草COI證書，并在文件上加蓋公司印章或徽章。如果該文件需要跨境使用，還需要根據(jù)當(dāng)?shù)胤傻囊筮M(jìn)行文件公證。除此之外，為了保證其有效性，有時(shí)候還會(huì)讓所列的每個(gè)成員在文件上簽名以確認(rèn)。
何時(shí)需要COI文件
大多數(shù)情況下，當(dāng)您的海外公司開始運(yùn)作并尋求金融業(yè)務(wù)服務(wù)時(shí)，許多銀行和貸款機(jī)構(gòu)會(huì)要求提供一份COI的副本，以便在開立銀行賬戶或?qū)徍诵庞妙~度時(shí)作為記錄和參考。
除此之外，如果您的公司希望在海外開展業(yè)務(wù)，情況也是一樣，是需要一份COI文件的。因?yàn)槠渌麌?guó)家和地區(qū)的公司可能會(huì)要求獲得這份證明，以便更好地明確今后應(yīng)該與誰對(duì)接合作，避免不適當(dāng)?shù)臏贤ɑ驘o效的溝通。
